Evaluación de un proveedor ERP: Lista de preguntas esenciales

Los ERP (software de gestión empresarial) son herramientas tecnológicas esenciales para tu empresa porque son la base de la transformación digital y son los cimientos de la automatización y otras tecnologías digitales más avanzadas. Los ERP tienen como objetivo mejorar todos los aspectos de un negocio reduciendo el tiempo y los costes de trabajo (con la automatización de los procesos) y aumentando la productividad y la rentabilidad (con la centralización y unicidad de la información).

Por lo tanto, es fundamental encontrar el ERP adecuado, ya que al elegir cuidadosamente a tu futuro proveedor, tendrá un impacto considerable en tu empresa y a largo plazo.

Las etapas de selección de un ERP

Para elegir un ERP, hay 5 pasos clave en el proceso de selección:

1. Elegir un equipo de selección: es importante que desde el principio defines un equipo de profesionales que te acompañarán a lo largo del proyecto. Puedes recurrir a recursos internos o externos (consultor), siendo lo principal que tu equipo esté conformado por profesionales en tecnología de la información (TI) para la parte técnica y usuarios clave que conozcan perfectamente los procesos de tu empresa.

2. Evaluar las necesidades específicas: en este paso debes definir los procesos de tu negocio y enumerar aquellos que son específicos a tu área de negocio, industría o a las necesidades de tu empresa. A partir de esta etapa también se recomienda responder a la pregunta: ¿POR QUÉ mi empresa necesita un ERP? Es decir, ¿Cuáles son las necesidades REALES de tu empresa?

3. Identificar a los proveedores de ERP: para ello toma en cuenta los criterios anteriores y normalmente ya tendrás una idea más precisa de tus necesidades en relación con el ERP. Por ejemplo, si tienes muchas necesidades específicas en tu sector de actividad, será conveniente basar tu investigación en ERPs especializados.

4. Organizar presentaciones con los proveedores: evaluarás las diferentes ofertas a través de demostraciones de software. Cada demostración deberá evaluarse con una lista de preguntas preestablecidas (que se proporcionará a continuación).

5. Preseleccionar y elegir a un proveedor: este paso tiene como objetivo recopilar toda la información sobre cada proveedor y analizarlo. Se destacarán uno o más proveedores. Será recomendado tener una nueva reunión para hacer las últimas preguntas a los proveedores seleccionados y finalmente hacer una elección en equipo.

Cada paso es importante para el futuro de tu empresa, porque es con estos procesos que definirás lo que tu empresa espera de un ERP. Si no tomas el tiempo para pensar detenidamente en las soluciones que necesitas, corres el riesgo de verte abrumado fácilmente por demostraciones y argumentos de venta sofisticados y terminar con un sistema con funciones que no necesitas.

Lista de preguntas esenciales para un proveedor ERP

Prepara una lista de preguntas que cada proveedor de ERP debe responder. Las respuestas a estas preguntas te darán una idea clara de cada proveedor y de su software, y te ayudará a determinar qué soluciones se adaptan mejor a tus necesidades. Si está preparado con una lista de preguntas, tendrás un mejor control de la conversación el día de la presentación. A continuación encontrará la lista de preguntas para los proveedores  ERP.

Preguntas sobre el proveedor de ERP:

• ¿Cuánto tiempo hace que existe el proveedor de ERP?

• ¿Qué tan bien conoce el proveedor mi industria?

• ¿Existen testimonios o referencias de empresas similares a la mía?

• ¿Es el desarrollador del sistema o un revendedor?

Preguntas sobre las características del ERP:

• ¿El sistema ERP cumple con mis requisitos?

• ¿El sistema incluye las funciones que son esenciales para mi negocio?

• ¿Es la interfaz de usuario fácil de usar y consistente de un módulo a otro?

• ¿Se puede acceder al software ERP desde cualquier dispositivo ?

• ¿Se pueden agregar nuevas características o módulos a medida que crece mi negocio?

• ¿Qué nuevas características están previstas?

• ¿El proveedor publica actualizaciones periódicamente? ¿Hay algún cargo adicional por las actualizaciones que incluyen nuevas funciones?

Preguntas sobre la adquisición y el costo del software:

• ¿Cuál es el costo del sistema ERP?

• ¿Cómo se licencia el software (por mes, año)?

• ¿Qué incluye el precio?

• ¿La terminación del contrato tiene un costo?

Preguntas sobre la personalización e integración del sistema:

• ¿Se puede personalizar el sistema ERP?

• ¿Qué soporte se proporciona para la personalización?

• ¿El sistema ERP se integra con otros sistemas de gestión?

• ¿Con qué facilidad se pueden migrar los datos existentes al sistema ERP?

Preguntas sobre la implementación:

• ¿Cuánto tiempo tomará la implementación?

• ¿Está incluida la capacitación?

• ¿Qué nivel de apoyo se ofrece durante la fase de implementación?

Preguntas sobre el soporte técnico:

• ¿Qué nivel de soporte técnico se proporciona después de la implementación?

• ¿Cuál es el tiempo de respuesta garantizado?

• ¿Podemos acceder a capacitación adicional en el futuro si los miembros del equipo cambian o si usamos nuevas funciones?

• ¿Cómo se gestionan las actualizaciones de software?

• ¿Podemos seguir beneficiándonos de asesoramiento y apoyo según la evolución de las necesidades de nuestro negocio?

• ¿Podemos ampliar nuestra plataforma ERP en el futuro con otros módulos y soluciones de su parte?

Sea minucioso y confronte a los proveedores. Los proveedores seriosos agradecerán este enfoque y podrán demostrar que son un aliado de elección. Los menos buenos intentarán vender su solución sin responder realmente a tus preguntas y necesidades.

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